4. Wat zijn persoonlijke gegevens?

Het is belangrijk voor u om te weten dat 'persoonsgegevens(of: 'gegevens', 'persoonlijke informatie', of 'uw gegevens') betekent: alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon ('betrokkene').

Een identificeerbare natuurlijke persoon is iemand die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens of een online identificator - of aan de hand van een of meer specifieke elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

5. Welke persoonlijke gegevens verwerken wij van u?

Tijdens de wervingsprocedure vragen we u om ons informatie te verstrekken waarmee we uw geschiktheid voor bepaalde functies kunnen beoordelen.

We kunnen de volgende persoonlijke gegevens over u verwerken:

• Je naam en contactgegevens
• Geslacht en geboortedatum
• Alle informatie uit je CV, motivatie- of motivatiebrief en andere documenten die je met Sbit Hospitality ICT Services hebt gedeeld tijdens je sollicitatie.
• Informatie die u verstrekt tijdens persoonlijke en video-interviews, via e-mails, telefoongesprekken en andere communicatiemiddelen
• Je voorkeuren voor een baan
• Resultaten van tests en analyses die u op ons verzoek hebt uitgevoerd
• Informatie uit pre-employment screening en achtergrondcontroles
• Namen en contactgegevens van je referenties. Je moet toestemming hebben verkregen van je referenties
• Ter plaatse verzamelde informatie via toegangscontrole en camerabeelden
• Inloggegevens voor accounts die worden gebruikt om toegang te krijgen tot bedrijfssystemen en -toepassingen zoals het wervingsportaal; en

Bijzondere categorieën gegevens (gevoelige persoonsgegevens)
Speciale gegevenscategorieën kunnen worden beschouwd als gevoelige persoonsgegevens. We verwerken deze alleen voor specifieke, legitieme doeleinden en wanneer u hier expliciet toestemming voor hebt gegeven, het noodzakelijk is, vereist wordt door de toepasselijke wetgeving of onvermijdelijk is, of u deze gegevens bewust openbaar hebt gemaakt.

Tijdens onze sollicitatieprocedure kunt u ons bijvoorbeeld een foto verstrekken die de volgende informatie over uzelf kan onthullen: uw ras, nationale of etnische afkomst, leeftijd, lichamelijke gezondheid (inclusief handicap) of geloofsovertuiging. Deze gegevens worden, samen met de status van veteraan of informatie met betrekking tot strafrechtelijke veroordelingen of overtredingen, beschouwd als speciale categorieën persoonsgegevens.

Houd er rekening mee dat sommige vereiste persoonlijke gegevens voor het wervingsproces kunnen variëren, afhankelijk van de functie waarop u solliciteert en de locatie (het land) van deze functie.

Hoe komen we aan uw persoonlijke gegevens?
Wij verzamelen persoonsgegevens rechtstreeks van u wanneer u solliciteert naar een functie bij ons of wanneer wij contact met u opnemen met een mogelijke vacature. Daarnaast kunnen we uw persoonsgegevens zelfstandig verzamelen via verschillende platforms en websites voor loopbaanoriëntatie. We verzamelen uw persoonsgegevens ook van derden, zoals professionele wervingsbureaus, uw referenties, vorige werkgevers, medewerkers van Sbit Hospitality ICT Services met wie u gesprekken hebt gevoerd en aanbieders van pre-employment en achtergrondcontroles, voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving.

We verwerken je persoonlijke gegevens via ons wervingsportaal, door middel van video-interviews, via e-mail, via de telefoon, persoonlijk tijdens sollicitatiegesprekken en/of op een andere manier.

6. Voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor wervings- en nalevingsdoeleinden, in het bijzonder voor:

• Identificeren en evalueren van uw kwalificaties voor beschikbare functies
• Het verifiëren van de door u verstrekte gegevens en het uitvoeren van referentiechecks, pre-employment screening en achtergrondcontroles (indien van toepassing)
• u te informeren over de voortgang van uw sollicitatie of over andere vacatures bij Sbit Hospitality ICT Services die wij voor u geschikt achten
• Een talentenpool creëren voor toekomstige vacatures
• Voorbereiden van een baanaanbod en arbeidsovereenkomst, indien van toepassing, en voor het uitvoeren van inwerkactiviteiten in geval van een succesvolle sollicitatie
• Bedrijfsbeheer en administratieve doeleinden, waaronder het onderhouden van onze IT-systemen, interne audits, het bijhouden van gegevens en het verbeteren van onze bedrijfsprocessen.
• Het beschermen van de gezondheid, veiligheid, beveiliging en integriteit van Sbit Hospitality ICT Services en haar sollicitanten, faciliteiten en (IT-)middelen, met inbegrip van veiligheid en gezondheid op het werk en
• Voldoen aan de wet, met inbegrip van de bekendmaking van persoonsgegevens aan overheidsinstellingen of toezichthoudende autoriteiten, en om juridische claims uit te oefenen of te verdedigen7.Wat is de rechtsgrondslag voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens?

De rechtsgronden (of gerechtvaardigde redenen) voor de verwerking van uw persoonsgegevens zijn:

• Het legitieme belang voor wervings- en managementdoeleinden
• Voor het aangaan en beheren van een contract of arbeidsrelatie
• Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen en
• Op basis van uw toestemming

7. Wie heeft toegang tot uw persoonlijke gegevens?

Toegang tot uw persoonlijke gegevens binnen Sbit Hospitality ICT Services
Onze medewerkers hebben alleen toegang tot persoonlijke gegevens voor zover dat nodig is om een of meer van de doeleinden te dienen die worden genoemd in Sectie 6 hierboven en voor zover zij toegang nodig hebben om hun taken uit te voeren.

Toegang tot uw persoonlijke gegevens door derden
Om u de best mogelijke diensten te kunnen bieden en concurrerend te blijven in ons bedrijf, delen we bepaalde gegevens buiten Sbit Hospitality ICT Services met vertrouwde zakelijke partners, waaronder, maar niet beperkt tot:

• Bureaus en consultants die ons kunnen helpen bij het uitvoeren van onze bedrijfsprocessen; en
• IT-dienstverleners.

Uw persoonsgegevens kunnen ook worden gedeeld met bevoegde overheidsinstanties, overheden, regelgevende of fiscale instanties wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke of reglementaire verplichtingen waaraan Sbit Hospitality ICT Services is onderworpen.

Wanneer we persoonlijke gegevens aan derden doorgeven, zullen we, indien van toepassing, een overeenkomst hebben met betrekking tot de verwerking van uw persoonlijke gegevens. 

Sbit Hospitality ICT Services verkoopt uw persoonlijke gegevens aan niemand.

Internationale overdracht van uw persoonlijke gegevens
Sbit Hospitality ICT Services is een wereldwijde organisatie, dus de gegevens die we verzamelen kunnen internationaal worden doorgegeven binnen onze organisatie en aan derden wereldwijd.

Om uw rechten te beschermen slaan we uw persoonlijke gegevens alleen op en dragen we deze alleen over aan een land waar:

1. Er wordt een passend beschermingsniveau voor persoonsgegevens geboden
2. Een instrument bevat de vereisten voor de overdracht van persoonsgegevens
   zoals:
   a. Standaardcontractbepalingen van de EU;
   b. gedragscodes; en
   c. Certificeringsmechanismen.

Onthoud dat de informatie die je hen geeft hun regels volgt en niet de onze.

8. Hoe lang bewaren we uw persoonlijke gegevens?

Uw gegevens worden alleen bewaard voor de periode die nodig is om de onder Artikel 6 hierboven (en om te voldoen aan wettelijke vereisten of voor rechtszaken of bescherming tegen een mogelijke claim - indien van toepassing). In geval van afwijzing tijdens de wervingsfase worden uw gegevens bewaard voor een periode van maximaal 4 weken na de datum van afwijzing, tenzij u ons toestemming geeft om ze 1 jaar te bewaren of onderhevig aan toepasselijke (lokale) wetgeving. Na de geldende bewaarperiode worden uw persoonlijke gegevens veilig verwijderd, vernietigd of geanonimiseerd.

Als je een aanbod om bij ons in dienst te treden accepteert, worden alle relevante persoonlijke gegevens die tijdens de periode voorafgaand aan je indiensttreding zijn verzameld, onderdeel van je personeelsdossier en vallen ze onder ons Privacybeleid voor werknemers. Persoonlijke gegevens die niet langer nodig zijn, worden verwijderd.

9. Hoe worden uw persoonlijke gegevens beveiligd?

We hebben passende maatregelen genomen om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van uw persoonlijke gegevens te beschermen. De implementatie van passende technische, fysieke en organisatorische maatregelen beschermt uw persoonlijke gegevens tegen de volgende gevallen:

• Onopzettelijke of onwettige vernietiging
• Onopzettelijk verlies, schade, wijziging
• Onbevoegde bekendmaking of toegang en
• Elke andere vorm van onrechtmatige verwerking (inclusief, maar niet beperkt tot onnodige verzameling of verdere verwerking)

We hebben procedures ingesteld om om te gaan met een (vermoedelijk) datalek. U en/of de toepasselijke gegevensbeschermingsautoriteiten worden op de hoogte gesteld van een datalek, indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

10. Hoe zit het met je rechten?

U hebt de volgende rechten met betrekking tot uw persoonlijke gegevens:

• Het recht om uw persoonlijke gegevens te laten corrigeren
• Het recht om uw persoonlijke gegevens te laten verwijderen
• Het recht om de verwerking van uw persoonlijke gegevens door ons te beperken
• Het recht om bezwaar te maken tegen geautomatiseerde besluiten en
• Het recht om toestemming te allen tijde en zonder schade in te trekken

Onder bepaalde voorwaarden heb je ook het recht om:

• Bezwaar maken tegen bepaalde gegevensverwerkingen; en
• Verzoek om overdracht van uw persoonlijke gegevens.

Als je een van deze rechten wilt uitoefenen, neem dan contact op met onze personeelsafdeling. We zullen altijd uw identiteit controleren om er zeker van te zijn dat u het bent die uw rechten uitoefent. Als we uw identiteit niet kunnen verifiëren, wordt uw verzoek afgewezen. Hoe specifieker u bent bij het uitoefenen van uw recht, hoe beter we u kunnen helpen met uw vraag. In sommige gevallen kunnen we uw verzoek afwijzen, in welk geval we u op de hoogte zullen stellen van de reden van afwijzing.

Als u vindt dat we uw vraag of verzoek niet op de juiste manier behandelen, hebt u ook het recht om een klacht in te dienen bij de relevante gegevensbeschermingsautoriteit. 

11. Hoe zit het met jouw verantwoordelijkheden?

Wij willen u er vriendelijk aan herinneren dat u verantwoordelijk bent voor het verstrekken van juiste, volledige en actuele gegevens aan ons. Indien u ons persoonsgegevens van andere personen verstrekt, zoals referenties, zorg er dan voor dat u voldoet aan de wettelijke (lokale) en Sbit Hospitality ICT Services vereisten, waaronder het voldoende informeren van de betreffende personen over de verwerking van hun gegevens en het verkrijgen van hun toestemming voordat u hun persoonsgegevens met ons deelt.

12. Contact met ons opnemen

Wanneer je een vraag hebt over het gebruik van je persoonlijke gegevens of over dit Privacybeleid, nodigen we je uit om een e-mail te sturen naar ons Privacykantoor via privacy@sbit-hospitality.com.